Stappenplan voor zorgbestuurders. Hoe handel je bij een datalek?

De vraag is niet óf er een datalek plaatsvindt, maar wanneer. Als zorgbestuurder heb je de verantwoordelijkheid om informatieveilig gedrag te bevorderen en een sterke verdedigingslinie te bouwen. Maar hoe doe je dat in jouw zorgorganisatie? Wij geven hier een stappenplan dat in iedere organisatie toe te passen is.

Creëer een cultuur van bewustzijn en verantwoordelijkheid

Informatieveiligheid is geen IT-probleem, maar een gedragsvraagstuk. Technologie kan ondersteunen, maar uiteindelijk zijn het de mensen die bepalen of gegevens veilig zijn en blijven. Een zorgorganisatie kan de beste firewalls en encryptie hebben, maar als medewerkers patiëntengegevens via whatsapp delen met collega’s, lekt gevoelige persoonlijke informatie alsnog. Of als medewerkers eenvoudige wachtwoorden kiezen en daar onzorgvuldig mee omgaan, creëren ze ingangen voor cybercriminelen.

Het begint met bewustzijn. Medewerkers moeten begrijpen waarom informatieveilig gedrag essentieel is en wat de gevolgen zijn van een datalek. Als bestuurder speel je hierin een cruciale rol. Het is belangrijk dat je een CISO hebt om je daarin te ondersteunen. Door regelmatig contact met je CISO en het onderwerp regelmatig te agenderen in managementoverleggen, medewerkersbijeenkomsten en via interne communicatiekanalen, houd je informatieveiligheid top-of-mind.

Het is belangrijk informatieveiligheid niet te presenteren als iets extra of nice-to-have, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van het zorgproces. Wanneer medewerkers begrijpen dat ze door veilig gedrag niet alleen gegevens beschermen, maar ook de zorgkwaliteit en het vertrouwen van patiënten en cliënten waarborgen, ontstaat er een intrinsieke motivatie om zorgvuldig te handelen.

Dit betekent dat fouten gemeld kunnen worden zonder angst voor straf, zolang ervan geleerd wordt. Communiceer hierover naar de organisatie en gebruik dan concrete casussen om te laten zien hoe een juiste melding kan bijdragen aan een betere bescherming van gegevens.

Het praktische hulpmiddel ‘Melden Datalek’ biedt concrete handvatten voor zorgorganisaties voor het herkennen en melden van een datalek. “Datalek gemeld, leren is wat telt’. Zo helpt een overzichtelijk stappenplan je organisatie, bij het inschatten van de ernst van een incident en het bepalen van de vervolgstappen. Daarnaast biedt het een voorbeeldproces dat zorgorganisaties kunnen gebruiken om hun eigen meldprocedures te optimaliseren.

Reageer adequaat op een datalek: een stappenplan
Ondanks alle preventieve maatregelen kan een datalek nog steeds optreden. Jouw handelen als bestuurder bepaalt de impact van het incident. Dit stappenplan helpt de verantwoordelijke in jouw organisatie bij een snelle en effectieve aanpak:

Stap 1: Eerste analyse
Zodra een mogelijk datalek wordt gemeld, is het belangrijk dat er direct een eerste analyse wordt uitgevoerd door de CISO:
– Wat is er precies gebeurd?
– Welke gegevens zijn gelekt?
– Wie zijn de betrokkenen (intern en extern)?
– Wat is de mogelijke impact?

Het is belangrijk dat helder is wie verantwoordelijk is dat die analyse wordt uitgevoerd. Bij een ernstig datalek zal direct een crisisteam nodig zijn waar in ieder geval de functionaris gegevensbescherming (FG), de CISO en een communicatiedeskundige wordt betrokken. Dit team moet goed voorbereid zijn en direct kunnen handelen.

Stap 2: Beperken van de schade
Nadat het lek is geïdentificeerd, moet je besluiten nemen over maatregelen die verdere schade voorkomen. Dit kan betekenen dat bepaalde systemen tijdelijk worden afgesloten, dat accounts worden geblokkeerd of dat er direct contact wordt gezocht met de betrokkenen. In sommige gevallen kan het zijn dat gegevens nog kunnen worden teruggehaald of verwijderd van externe bronnen.

Stap 3: Beoordelen of melding noodzakelijk is
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet een datalek binnen 72 uur worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als er een risico is voor de betrokkenen. Dit is een juridisch afwegingsmoment waarin de FG en juridische experts een belangrijke rol spelen.

Denk hierbij ook aan de betrokken patiënten en cliënten. Is het noodzakelijk dat zij op de hoogte gesteld worden? Hoe groot is de ernst van het datalek en de mogelijke impact. Transparantie is hierin belangrijk: openheid over een incident kan helpen om vertrouwen te behouden. Het is belangrijk dat je als bestuurder deze transparantie aanmoedigt.

Stap 4: Communicatie en crisismanagement
Een datalek kan grote reputatieschade veroorzaken. Daarom is een goede communicatiestrategie essentieel. Zorg dat de communicatie eenduidig is en dat medewerkers weten hoe ze vragen moeten beantwoorden. Externe communicatie helpt voorkomen dat onjuiste informatie wordt verspreid.

Stap 5: Evaluatie en structurele verbeteringen
Elk datalek moet leiden tot verbeteringen. Wat ging er mis en hoe kan dit in de toekomst worden voorkomen? Dit kan resulteren in aanpassingen in systemen, processen of (nieuwe) trainingen. Zorg ervoor dat deze evaluatie wordt vastgelegd en dat er concrete actiepunten uit voortkomen. Zie er als bestuurder op toe dat de organisatie leert van incidenten en organiseer hierover het juiste gesprek.

Als bestuurder heb je de sleutel in handen
Datalekken in de zorg zijn een serieuze bedreiging, maar als bestuurder heb je de sleutel in handen om informatieveilig gedrag te bevorderen. Door een sterke meldcultuur, duidelijke richtlijnen, structurele verbeteringen en effectieve crisisrespons in te bedden in je organisatie, kun je de impact van een datalek minimaliseren en voorkomen dat gevoelige gegevens op straat belanden. Maak informatieveiligheid een prioriteit en toon leiderschap. De zorgkwaliteit, het vertrouwen van patiënten of cliënten en de reputatie van je instelling hangen ervan af.