Levende Case Study – AI in de Zorg: een pilot om van te leren! Interview met Dick van Mourik, Stichting Beweging 3.0

Steeds meer zorginstellingen zetten AI-chatbots in. Maar waar moet je aan denken als je een start maakt met AI in je organisatie? We vroegen het Dick van Mourik. Dick is CISO bij Beweging 3.0. Deze zorginstelling biedt thuiszorg, tijdelijk verblijf, revalidatiezorg en dagbehandeling aan mensen die door ouderdom of sociale problemen extra hulp nodig hebben. Beweging 3.0 wil deze mensen helpen zo lang mogelijk zelfstandig thuis te wonen of hen een aangename woonomgeving bieden op een van hun zorglocaties.  

Op 10 februari 2025 is Dick binnen beweging 3.0 met zijn team een pilot gestart onder 80 deelnemers om te ontdekken hoe het gebruik van AI de administratieve lasten bij medewerkers kan verminderen. In deze pilot wordt de inzet vooral door de ondersteunende diensten getest. Met de inzichten uit deze pilot krijgt de organisatie inzicht in de verantwoorde inzet van AI. In dit artikel delen we Dicks inzichten uit de pilot, zodat jij en jouw organisatie hiervan kunnen leren. 

Copilot als administratieve assistent 

Beweging 3.0 koos voor de ai-chatbot Microsoft Copilot. Een bewuste keuze, omdat deze ai-chatbot goed aansluit op de bestaande Microsoft- en SharePoint omgeving waarmee de organisatie werkt. En omdat Copilot volgens Dick de efficiëntie kan verhogen door repeterende taken makkelijker uit te voeren. Een betaalde licentie bevordert informatieveiligheid: “Met de licentie op Microsoft Copilot komt de informatie niet buiten de muren van je organisatie. Je kunt daarnaast ook data benutten uit je eigen SharePoint en Microsoft-omgeving, dus dat maakt hem ook erg interessant.”  

Dick en zijn collega’s gaan regelmatig in gesprek met medewerkers om samen te onderzoeken wat AI voor hen kan betekenen. Als je medewerkers wilt ontlasten, is het immers belangrijk om te overleggen met de mensen die je wilt ontlasten, om op te halen wat hun behoeftes en wensen zijn. 

“De zorg wordt steeds drukker, met allerlei taken en te weinig tijd om die uit te voeren. Als we met technologie of data-inzichten kunnen zorgen dat zorgmedewerkers minder met randzaken bezig hoeven te zijn, kunnen zij zich meer richten op de echte zorg voor de cliënt.”

Dick van Mourik

Vooralsnog zien ze vier concrete kansen voor vermindering van administratieve lasten op het spoor. Ten eerste wordt Copilot gebruikt om overleggen te notuleren en er een verslag van te maken. Dick geeft aan dat dat veel tijd kan besparen voor onder andere het secretariaat. Ten tweede kan Copilot documenten met elkaar vergelijken. Dit gebeurt bijvoorbeeld op de inkoopafdeling, waar ze inkoopovereenkomsten of offertes met elkaar vergelijken. Daarnaast kan Copilot een korte samenvatting maken van de highlights van je mailbox, als je bijvoorbeeld een paar dagen vrij bent geweest, zodat je in ieder geval weet waar je je als eerste op moet richten en daarna andere dingen kunt gaan oppakken. Tot slot kan het medewerkers helpen met het opstellen van een professionele, foutloze mail en andere teksten. Allemaal bedoeld om de medewerkers te ontlasten van administratief werk.  

Maar hoe richt je dit zo in dat het ook veilig is? 

Een afgeschermde en schone omgeving 

Om de veiligheid te waarborgen, zijn Dick en zijn team op dit moment vooral de randvoorwaarden voor het gebruik van Copilot op orde aan het brengen. Dick benoemt twee belangrijke randvoorwaarden. Ten eerste het afschermen van gegevens met een betaalde licentie. Dit zorgt ervoor dat de informatie die in de ai-chatbot wordt gezet binnen de muren van de organisatie blijft. Dick en zijn team zijn begonnen met 30 licenties en hebben dat uitgebreid naar 80 licenties. Een externe partij heeft hen voorafgaand aan de pilot ondersteund bij het samen ontdekken welke scenario’s er zijn en hoe deze scenario’s passen bij de werkomgeving van Beweging 3.0.

In de pilot is op basis van vier scenario’s getoetst of Copilot een meerwaarde biedt. Een tweede randvoorwaarde is dat de SharePoint-omgeving helemaal opgeschoond is, zodat er geen persoonsgevoelige informatie in staat: “Je wil niet dat er dingen gevonden kunnen worden die niet gevonden zouden moeten worden. Dit is binnen de organisatie nog niet zo georganiseerd als Dick en zijn team willen. “Tijdens de pilot wordt SharePoint zoveel mogelijk opgeschoond. Tot die tijd is het extra belangrijk om medewerkers bewust te maken dat discreet met gegevens wordt omgegaan én dat persoonsgegevens alleen in het elektronisch cliëntendossier worden verwerkt.”  

AI-chatbot is handig: gebruik het verstandig!

Ontdek de praktische hulpmiddelen

Directe en latente behoeftes bij medewerkers 

Het kabinet heeft hoge verwachtingen van AI voor zorgmedewerkers. Maar Dick ziet dat het gebruik van AI onder medewerkers van Beweging 3.0 vooral leeft bij ondersteunende diensten. Zij zien het voordeel er direct van in “medewerkers die in de ondersteunende diensten werken, zoals HR, finance en andere afdelingen op kantoor zien direct de waarde van AI in, omdat zij veel werken met mails en documenten waarbij AI kan helpen.

Voor zorgprofessionals ligt dat anders. Die moeten we hier wel wat explicieter in meenemen”.  Een pilot zoals deze helpt om de behoeften en vragen van zorgmedewerkers in kaart te brengen. Volgens Dick is er wel een latente behoefte onder zorgprofessionals: “De zorg wordt steeds drukker, met allerlei taken en te weinig tijd om die uit te voeren. Als we met technologie of data-inzichten kunnen zorgen dat zorgmedewerkers minder met randzaken bezig hoeven te zijn, kunnen zij zich meer richten op de echte zorg voor de cliënt.” Dick en zijn team vragen aan zorgmedewerkers wat zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen en waar zij op dit moment zoeken naar informatie.

Deze inzichten helpen om Copilot in de toekomst slimmer en gerichter te gebruiken binnen de organisatie. Hoewel dit nog in de beginfase staat, zal dit samenhangen met een (nieuwe) digitale strategie. De eerste toepassingen van Copilot richten zich bijvoorbeeld op het ondersteunen bij het vastleggen van gesprekken met bewoners, cliënten en hun naasten – waar nodig en passend. 

Prompts als belangrijkste hulpvraag 

Dick en zijn collega’s onderzoeken naast de kansen ook de ondersteuning die medewerkers nodig hebben om Copilot effectief te gebruiken: “we merken dat medewerkers nu vooral met het schrijven van een goede prompt”. Een training is dus in ontwikkeling. De training krijgt de volgende onderwerpen: 

  • Waarvoor gebruik je het (wel en niet) 
  •  Wat zijn de do’s en dont’s 
  • Hoe stel je een prompt op?  

Daarnaast zijn er binnen Beweging 3.0 digicoaches die (zorg)medewerkers ondersteunen bij het gebruik van digitale middelen, zoals AI-chatbots. Dick zegt daarover: “De inzet van digicoaches als ambassadeurs is gewoon van belang. Dit zijn de mensen die al op de werkvloer zitten en de medewerkers en hun werkwijzen goed kennen.” 

Resultaten van de pilot 

Inmiddels is de pilot met Copilot officieel afgerond. Dick vertelt: “We hebben in 6 weken tijd aan verschillende scenario’s gewerkt. De meeste deelnemers aan de pilot zien een meerwaarde, enkele niet. Dit heeft denk ik enerzijds te maken met drukte en onvoldoende tijd om ermee te ‘oefenen’ en het feit dat Copilot nog erg in ontwikkeling is en maandelijks nieuwe functies worden uitgerold. Een voorbeeld is de integratie van Copilot in Excel; deze is nog niet zo ver dat bijvoorbeeld een controller hiervan gebruik kan maken voor analyses. In de komende weken gaan wij onderzoeken hoe we hier nu mee verder gaan en voor welke medewerkers Copilot-licenties zinvol zijn. Daarbij zal ook gekeken worden of het zinvol is om bijvoorbeeld workshops te organiseren, zodat op gezette momenten kennis gedeeld kan worden en medewerkers kunnen oefenen in het gebruik van Copilot en het opstellen van prompts.” 

Het stokje gaat naar… 

We vragen Dick waar het volgende artikel in deze levende case study over moet gaan. Dick is nieuwsgierig naar hoe andere organisaties zich voorbereiden op de veilige implementatie van een chatbot. Hij is met name benieuwd hoe je adoptie binnen verschillende lagen van de organisatie bevordert: hoe introduceer je de chatbot bij medewerkers? En wat is er qua communicatie per organisatieniveau nodig om dit succesvol te laten verlopen?

Dick geeft het stokje daarom door aan Tante Louise of Parlan. “Tante Louise is, zo begrijp ik, al verder bij het inzetten van een Chatbot en Parlan werkt met Copilot, ik ben benieuwd naar hun ervaringen!”