In de zorg is de veiligheid en privacy van patiënten cruciaal. Toch gaat het vaak mis, met menselijk gedrag als zwakste schakel. Tijdens haar deelname aan de masterclass ontdekte informatieveiligheidsexpert Laura, werkzaam in een groot ziekenhuis, dat het probleem niet altijd bij de zorgmedewerker ligt. ‘Faciliteer de zorgmedewerker zodanig dat dit gedrag vanzelf, intuïtief gevolgd wordt.’ In dit interview deelt ze haar belangrijkste lessen, valkuilen en tips voor cyberveilig gedrag op de werkvloer.
Dit interview is geanonimiseerd. Voor de beeldvorming gebruiken we de naam “Laura”.
Gedrag als zwakste schakel in informatieveiligheid
Op de afdeling verpleging bleek dat gedrag de zwakste schakel in de keten is. ‘Ook al heb je het technisch volledig op orde, als er door het gedrag van iemand in je netwerk iets verkeerd gaat, wordt het op die manier toch verstoord.’ Zo was het EPD mooi op orde, maar werden de gegevens gewoon weer in een open papierbak op de afdeling gegooid, legt Laura uit.
De start van het Masterclass-avontuur
Een werkbriefje is een medische samenvatting die vaak uitgeprint wordt door zorgmedewerkers, artsen of paramedici. Dit werkbriefje gebruiken ze om gedurende dag de werkprocessen en de zorg voor de patiënt en bijbehorende informatie toegankelijk bij zich te hebben, en om daar weer notities op te maken.
Laura ging gedurende de Masterclass aan de slag met onze gedragsmethode: de Wegwijzer en deed onder andere een gedragsanalyse om erachter te komen waarom zorgmedewerkers het onveilige gedrag vertoonden. In de analyse kwam eruit dat zorgmedewerkers snel toegankelijke informatie willen hebben. Digitaal kostte dit te veel tijd en leverde niet altijd de juiste informatie op. Daarnaast wilden ze niet altijd een scherm tussen de zorgverlener en de patiënt hebben, legt Laura uit.
Het kiezen van de juiste interventie
Het eerste idee voor de interventie was om ervoor te zorgen dat de techniek voldoende ondersteunt, zodat briefjes geen optie meer zijn. Echter bleek dit te groot voor de Masterclass. Als tip geven wij ook altijd mee: Houd het klein. Laura koos voor een meer praktische oplossing: Dat vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk blijven door adequate afvoer van vertrouwelijke papier.
‘Voorheen was er wel een generieke afvoerbak voor vertrouwelijk papier, maar die stond op een overslagplaats, waardoor het niet goed werd gebruikt. Mensen gooiden het papier na hun werk vaak in de gewone prullenbak, of gebruikten een doos met daarop met viltstift geschreven ‘vertrouwelijk papier’, maar die was open en voldeed niet aan de normen,’ vertelde Laura.
‘Sommige zorgmedewerkers zeiden ook: ‘Ik bewaar het en neem het mee naar huis, want ik heb morgen of overmorgen weer dienst en kan het dan nog gebruiken.’ Maar dat betekent dat je op 3 zaken de mist ingaat: integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van de informatie.’
Hoe de shredder zijn eigen leven ging leiden
Er was nog geen uniforme afvoerbak die voldeed aan de normen en dichtbij de werkplek werd gefaciliteerd, en dat is waar Laura verandering in wilde brengen.
‘Het oorspronkelijke plan was klein: één shredder bij het secretariaat en één in de overdrachtsruimte van de zorgmedewerkers. Vervolgens is het een eigen leven gaan leiden en werd er een businesscase geschreven om dit organisatie breed toe te passen.’ En dat is dus het verschil: als je het heel klein aanpakt, dan heeft het gevolgen voor het hele huis.
Tips voor het stimuleren van cyberveilig gedrag
Laura heeft waardevolle tips voor het bevorderen van veilig gedrag binnen zorginstellingen:
De masterclass als hulpmiddel voor structurele verandering
Gedurende de Masterclass gebruikte Laura de gedragsmethode de Wegwijzer. ‘De Wegwijzer biedt structuur om van A naar B te komen, en dat is heel fijn! Ik deed een workshop en ik merkte meteen, hey dit is praktisch toepasbaar, dit ondersteunt en daar gaat het om, het moet je ondersteunen. Net als de datalek procedure op de site, dat wil je. Je wilt het eraf kunnen plukken en het toe kunnen passen.
En dat scheelt ook als je die masterclass doet, je doorloopt automatisch alle stappen. ‘Je doet het wat sneller en in de praktijk meestal wat minder intensief, maar als je die masterclass hebt doorlopen, pak je volgende problemen veel makkelijker op.’
Wil jij ook leren hoe je gedragsverandering binnen jouw organisatie kunt realiseren en daarbij directe begeleiding krijgen van experts? Er zijn nog een paar laatste plekken over.
Ga naar de Masterclass en meld je aan!
Het programme Informatieveilig gedrag in de zorg wordt uitgevoerd door stichting ECP | Platform voor de Informatiesamenleving in opdracht van het ministerie van VWS
